Gestione Contratti e Interventi tecnici
La soluzione CRM per migliorare l’organizzazione della tua area tecnica e il supporto alla clientela
La corretta gestione dell’assistenza tecnica è un aspetto fondamentale per le aziende di servizi
Il modulo Service e Contratti di Innova è la soluzione per le aziende che si occupano di assistenza e supporto tecnico ad attrezzature e impianti
SW + HW & Networking
Impianti fotovoltaici
Manutenzione centrali
Office Automation
Elettrodomestici
Un software multiattività
La versatilità di Innova Service permette l’applicazione a molti ambiti operativi
- Assistenza hardware, software, networking
- Gestione fotocopiatrici, office automation, telefonia, telecomunicazioni
- Impianti idraulici, elettrici, antifurto, ascensori
- Impianti di condizionamento, riscaldamento, fotovoltaici
- Distributori automatici (bevande, alimentari), aziende e laboratori di riparazione
- Apparecchiature elettromedicali, manutenzione macchinari industriali
Multiaccesso e multipiattaforma
L’interfaccia web permette ai tecnici di usare il sistema anche fuori azienda tramite tablet o notebook, sia per consultare dati tecnici e schede clienti che per compilare i rapporti di intervento con firma grafica.
Il sistema è sempre collegato in tempo reale con Passepartout Mexal fornendo ai tecnici i dati aggiornati su clienti, pagamenti, disponibilità merce a magazzino e merce in arrivo.
La gestione dei contratti di assistenza
Per ogni contratto è possibile gestire tutte le informazioni (tipo e numero contratto, data scadenza e periodicità, data fatturazione e periodicità, importi rate e pagamento).
I dati sono personalizzabili in funzione delle esigenze aziendali e tecniche, ed è possibile gestire documenti collegati come la versione digitalizzata del contratto firmato.
La rivalutazione dei contratti
Molto apprezzata è la possibilità di gestire la rivalutazione dell’importo secondo le specifiche ISTAT o altre, tutte personalizzabili ed applicabili o meno ai diversi contratti.
Le regole generali di contratto
Per ogni contratto è possibile specificare le regole per l’addebito degli interventi tecnici sulle attrezzature coperte dal contratto e l’eventuale addebito della chiamata (fisso, a tempo, basata sulla distanza).
Sono gestiti i contratti a costo copia, a contatore, a consumo (ticket, monte ore a scalare).
Gestione interventi tecnici
La sezione degli interventi tecnici è flessibile ed adattabile alle più diverse esigenze operative e gestionali. Gli interventi possono essere a chiamata (tramite call center o portale web) o programmati per mezzo dello scadenzario impostato su impianti e attrezzature.
I rapporti di intervento
La scheda di intervento (rapportino o bolla di lavoro) con interfaccia web può essere compilata dal tecnico anche fuori sede. E’ possibile inserire righe sia per le ore di intervento che per i materiali utilizzati (ricambi e consumabili), anche specificando tecnici diversi (unico rapportino per gruppo di lavoro).
Consuntivi e scarichi di magazzino
Le ore inserite vengono utilizzate per produrre report per il calcolo della redditività dei tecnici.
Gli interventi tecnici vengono caricati automaticamente in Mexal per la fatturazione. Sono gestiti gli scarichi del magazzino per i materiali usati (con e senza addebito al cliente a seconda delle regole di contratto).
Gestione del parco installato
Service permette di gestire l’archivio delle attrezzature installate presso i clienti con tutte le informazioni necessarie (matricola, descizione, luogo di installazione, matricola produttore, data vendita, garanzia) e le condizioni concordate per l’assistenza.
Le schede delle attrezzature
Le schede sono personalizzabili per tipo di attrezzatura ed è possibile inserire anche tabelle, file e documenti in genere (fotografie, schede tecniche, ecc.). E’ possibile importare i dati delle attrezzature da file esterni o da gestionali precedenti (previa verifica tecnica).
Le attrezzature possono essere strutturate in più componenti (macchina principale e accessori) e organizzate in impianti, sempre documentabili con file, dati e fotografie.
Modulistica e stampe
La modulistica è personalizzabile e generata in formato PDF. Anche i report sono personalizzabili e permettono di creare agevolmente sia le schede macchine per i tecnici che le schede con i dati dell’impianto completo.
La gestione delle Commesse
La gestione del Service può essere estesa con l’aggiunta del modulo Commesse, particolarmente utile per le aziende che si occupano di lavori a progetto.
Il modulo gestisce tutti gli aspetti della commessa, dalle risorse impiegate alla pianificazione delle unità di lavoro, i documenti allegati e le schede di collaudo.
Viene prestata particolare attenzione alla gestione delle risorse impiegate, alla loro pianificazione e ai consuntivi, sia per le ore caricate che per i rimborsi spese.
Il sistema è stato progettato per un utilizzo semplice ed immediato da parte dell’utente, che si trova ad operare in un ambiente con caratteristiche di navigabilità di un sito web.
La commessa viene gestita con schede che organizzano il lavoro degli operatori, facilitando l’inserimento delle ore e il recupero dei dati di commessa.
Redditività contratti
Le aziende che forniscono servizi alla propria clientela hanno spesso il problema di come fare per capire se stanno guadagnando oppure no.
Il fatto è che per poterlo capire c’è un sacco di lavoro da fare:
- considerare la fatturazione del contratto (magari più rate e fatture per ogni contratto)
- tenere conto degli interventi tecnici legati al contratto (in addebito, in garanzia, omaggio)
- includere i costi sostenuti (le fatture del fornitore, i costi accessori)
Quando si hanno pochi clienti e pochi contratti può non essere un problema, ma se i clienti sono 200 o 400 e i contratti sono 500 o 1.000 la mole di informazioni da considerare potrebbe essere eccessiva per la gestione amministrativa.
Se consideriamo ad esempio un cliente con cui si hanno più contratti che coprono software, hardware e stampanti in costo copia, su cui magari si opera tramite contratti con monte ore a scalare da cui attingono i tecnici per tutti i tipi di intervento, è facile capire come poter calcolare quanto ci stiamo guadagnando è abbastanza complesso.
Con il modulo Redditività è possibile gestire tutto questo e, per la parte ricavi, calcolare la redditività in automatico. Basterà poi aggiungere i costi quando arrivano le fatture (magari con un'importazione massiva da file Excel/CSV a fine anno) e il gioco è fatto
"Miglioramento"
Ci rendiamo conto che INNOVAcrm ci offre ancora ampi margini di miglioramento nella gestione delle nostre attività: apprezziamo molto la duttilità del software sia nella gestione commerciale che in quella tecnica. La gestione dell’assistenza tecnica con documentazione delle macchine assistite, scadenze e storico degli interventi effettuati è molto potente.
Maurizio Manzini Titolare Airmaster Srl
"Risolto"
Le operazioni erano tutte manuali, i preventivi venivano fatti con Word ed Excel e non avevamo una gestione adeguata dei contratti, dei rinnovi e degli interventi tecnici.
Grazie ad INNOVAcrm abbiamo risolto tutte le esigenze e le mancanze che avevamo: in particolar modo apprezziamo la velocità di utilizzo e, fondamentale per noi, l’interfaccia completamente web-based che ci permette di usarlo ovunque ci troviamo ad operare.
Christian Gennari Sistemista Network Consulting Srl
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Commerciale, Assistenza, Logistica, Amministrazione, Gestione crediti, Redditività.
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